Aktenarchivierung

Als Ihr Outsourcing-Partner mit langjähriger Erfahrung optimieren wir Ihr internes Informationsmanagement und entlasten Sie durch effiziente Archivierungs- und Archiv-Outsourcinglösungen. Dies umfasst typischerweise die physische Lagerung von Dokumenten außerhalb Ihrer Räumlichkeiten sowie die Übernahme verwandter Verwaltungs- und Verarbeitungsaufgaben durch LAGER 3000.
Durch die Auslagerung von Archiven eröffnen sich nicht nur neue räumliche Möglichkeiten, sondern auch signifikante Einsparungen bei den Betriebskosten. Die zentrale Konsolidierung aller Informationen mithilfe modernster zentraler Archivsoftware-Lösungen ermöglicht eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Ihrer Sicherheitsstandards.

Darauf können Sie sich verlassen:

Kostensenkung: Durch die Auslagerung von Papier in unsere speziell dafür eingerichteten Archive können Unternehmen ihre konventionellen Kosten um mehr als 50 Prozent senken. Dies betrifft vor allem Ausgaben für Lagerflächen, Personal, IT und Logistik.

Sicherheit und Datenschutz: Unsere Arbeitsprozesse und Lagerungsverfahren sind ergonomisch und ökonomisch optimiert und entsprechen höchsten Sicherheitsstandards. Die Verwendung zentraler Archivsoftware mit sicheren Internetfrontends stellt sicher, dass Ihre Informationen stets geschützt sind und den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Als Ihr Outsourcing-Partner garantieren wir die diskrete Integration in Ihre Arbeitsprozesse und wahren alle Datenschutzvorschriften.

Flexible und personalisierte Lösungen: Wir verstehen, dass jedes Unternehmen spezielle Vorstellungen von Sicherheit und Diskretion hat. Deshalb bieten wir Archiv-Lösungen ohne LAGER 3000-Label an, die sich mit der entsprechenden Anpassung bei Farbcodes oder Kundenlogos nahtlos in Ihre internen Systeme integrieren lassen. Unsere flexible Datenbank- und Lagerortstruktur ermöglicht es zudem, die externe Archivierung mit Ihrem eigenen, verkleinerten Archiv zu kombinieren.

Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung: LAGER 3000 erfüllt alle Rahmenbedingungen für das Outsourcing in der Kreditwirtschaft gemäß BaFin und §25a Abs. 2 KWG, sowie relevante Standards wie ISO 9000, ISO 14001 und ISO 66399. Unser Know-how in der Einhaltung aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sichert die Rechtskonformität Ihrer Archivierung. Wir bieten zudem vollständige Transparenz und Revisionsicherheit, auch im Notfall. Für die Sicherheit und den schnellen Zugriff auf Ihre Informationen garantieren wir unwiderrufliche, uneingeschränkte und unbefristete Zutrittsrechte zu Ihren archivierten Beständen inklusive der Hinterlegung von Zugangsdaten bei einem Notar.

Da die Anforderungen an Technisierung und Digitalisierung rapide zunehmen, wird ein effektives und zuverlässiges Informationsmanagement immer wichtiger. LAGER 3000 geht über die reine Archivierung hinaus und bietet mit dem Archivmanagement umfassende Dienstleistungen an, die das gesamte Spektrum des Informationsmanagements abdecken, von der Digitalisierung bis zur sicheren Papierlagerung. Durch unsere maßgeschneiderten Dienste gewährleisten wir eine effiziente Verwaltung, schnellen Zugriff und sichere Aufbewahrung Ihrer wichtigen Informationen.

Konkrete Leistungen im Archivmanagement von LAGER 3000:

• Übernahme und Verwaltung von Archivbeständen: Wir bieten sowohl die vollständige als auch die teilweise Übernahme von Archivbeständen an. Unser erfahrenes und fachkundiges Personal kümmert sich um die professionelle Archivierung, Verschlagwortung und Kategorisierung Ihrer Dokumente, um eine optimale Organisationsstruktur zu gewährleisten.
• Digitalisierung und On-Demand-Scanning: Alle (Teil-)Bestände und Formate können digitalisiert werden, um den digitalen Abruf über unsere sicheren Online-Systeme zu ermöglichen. Dies schließt Scanning-on-Demand ein, sodass digitalisierte Daten über verschlüsselte Internetverbindungen übernommen werden können.
• Kostengünstige und sichere Lagerung: Unsere Archivierungsdienste sind nicht nur wirtschaftlich, sondern auch durch höchste Sicherheitsstandards geschützt. Dies umfasst elektronische Online- und Offline-Kataloge Ihrer Bestände, die präzise Dokumentation aller Bewegungen und Lagerorte sowie erweiterte Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Informationen.
• Effiziente Zugriffs- und Entleihsysteme: Mithilfe modernster Internetsysteme ermöglichen wir Ihren Mitarbeitern schnellen und einfachen Zugriff auf benötigte Dokumente. Unser System ist darauf ausgelegt, den normalen Arbeitsfluss zu unterstützen und zu verbessern, ohne zusätzliche Belastungen zu verursachen.
• Gesetzeskonforme Vernichtung: Wir unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und bieten sichere Vernichtungsprozesse für Akten und Datenträger an, die nicht mehr benötigt werden, einschließlich der Vorbereitung von Vernichtungsvorschlägen und der Durchführung der Vernichtung gem. DIN ISO 66399.
• Transparente und detaillierte Abrechnung: Wir bieten eine detaillierte, kostenstellenbasierte Abrechnung Ihrer Akten- und Datenbewegungen an, die nahtlos in Ihre internen Verrechnungssysteme, wie z.B. SAP, integriert werden kann. Dies gewährleistet eine klare und nachvollziehbare Kostenkontrolle.

Profitieren Sie von unsere langjährigen Erfahrung im Bereich des modernen Archivmanagements. LAGER 3000 unterstützt Ihr Unternehmen professionell beim Aufbau, Umbau, der Zusammenlegung oder der Optimierung Ihrer Papier-, Digital- und Hybridarchive.

Unsere spezialisierten Dienstleistungen im Bereich Archivconsulting umfassen:

• Beratung und Konzeption: Unsere erfahrenen Berater entwickeln maßgeschneiderte Konzepte für den Aufbau, Umbau und die Zusammenlegung Ihrer Archivsysteme. Wir kümmern uns um die Optimierung bestehender sowie die Planung neuer Papier-, Digital- und Hybridarchive, um Ihre Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten.
• Projektmanagement: Bei Outsourcing-, Zusammenlegungs- und Digitalisierungsprojekten sorgen wir für eine nahtlose und effiziente Umsetzung vom ersten Schritt bis zu einem Top-Ergebnis.
• Notfallplanung und Recovery Management: Wir beraten Sie umfassend bei der Erstellung und Implementierung von Notfallplänen. Unser Ziel ist es, Ihr Informationsmanagement so zu stärken, dass es auch in Krisensituationen robust und reaktionsfähig bleibt.
• Raum-, Flächen- und Sicherheitsplanung: Neben der organisatorischen Beratung unterstützen wir Sie auch bei der physischen Planung der Archivräume. Dies umfasst die Konzeption und Beratung hinsichtlich Raum-, Flächen- und Sicherheitsanforderungen, um einen optimalen Schutz Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
• Normen: Wir helfen Ihnen, alle relevanten Normen und gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Zudem beraten wir Sie bezüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Unabhängige Revisionen: Unser Team führt unabhängige Revisionen Ihrer bestehenden Archive durch und prüft Ihre Zugriffs- und Notfallkonzepte, um eventuelle Sicherheitslücken zu identifizieren und zu schließen.

Ein Hybridarchiv ist eine Form der Dokumentenverwaltung, die sowohl physische (Papierdokumente) als auch digitale Datenträger oder elektronische Dateien umfasst. Es kombiniert also traditionelle, physische Archivierungsmethoden mit modernen, digitalen Speichertechnologien. Dieses System ermöglicht es Organisationen, die Vorteile beider Archivierungsformen zu nutzen und eine umfassende, effiziente und sichere Verwaltung Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Unsere Expertise ermöglicht es uns, komplexe Archivsysteme effektiv zu handhaben, insbesondere wenn es um die Aufbewahrung von wichtigen Originaldokumenten wie Urkunden, Verträgen oder Sicherheiten geht.

Unsere spezialisierten Dienstleistungen im Bereich Hybridarchivierung umfassen:

• Optimierte Hybridarchiv-Führung: Wir kennen die Notwendigkeit, bestimmte Dokumente, wie z.B. Urkunden, Verträge oder verschiedene Sicherheitsdokumente in ihrer physischen Form zu bewahren und bieten daher maßgeschneiderte Lösungen für die Lagerung und Verwaltung solcher Dokumente an. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass diese wichtigen physischen Dokumente nahtlos mit Ihren digitalen Akten verknüpft werden, um eine umfassende und effiziente Dokumentenführung zu gewährleisten.
• Parallelverarbeitung von digitalen und physischen Dokumenten: In der täglichen Dokumentenverarbeitung, von der Posteingangsbearbeitung bis zur Ablage, ermöglicht LAGER 3000 die parallele Pflege von digitalen und physischen Akten. Dies kann auch in Zusammenarbeit mit dem Kunden erfolgen, um eine optimale Integration in bestehende Arbeitsprozesse zu gewährleisten.
• Prozessoptimierung und digitale Integration: Wir nutzen fortschrittliche Technologien und Methoden zur Prozessoptimierung, um Hybridarchive effizient zu verwalten und die Zugriffszeiten auf Dokumente zu minimieren. Dies umfasst auch die Implementierung von digitalen Archivierungslösungen, die eine schnelle Suche und den Zugriff auf verknüpfte Dokumente ermöglichen.

Optimale Sicherheit und Effizienz: Aktenlagerung in Überseecontainern bei LAGER 3000

Bei LAGER 3000 werden sämtliche Dokumentenbestände nach der Erfassung und Barcode-Kennzeichnung in speziellen Überseecontainern gelagert. Diese Container werden in modernen, nach VdS-Richtlinien überwachten Hallen untergebracht. Kunden fragen oft, welche Pluspunkte diese Art der Lagerung mit sich bringt. Hier sind die Vorteile, die Überseecontainer bieten:

1. Umfassender Schutz: In unserem videoüberwachten und beheizten Containerlager über mehrere moderne Hallen sind Unterlagen gegen Einbruch, Feuer und Wasser geschützt. Überseecontainer sind von Natur aus fast wasserdicht, durch zusätzliche Luftschlitze aber auch atmungsaktiv, was den Schutz vor Umwelteinflüssen wie Staub und Licht gemäß DIN ISO 11799 sicherstellt.
2. Brandabschottung: Überseecontainer fungieren als eigenständige Brandabschnitte. Ein Feuer in einem geschlossenen Container erlischt aufgrund des begrenzten Sauerstoffgehalts schnell. Die robuste Bauweise minimiert das Risiko einer Schadensausbreitung und schützt so effektiv Ihre wertvollen Dokumente.
3. Schutz beim Feuer durch wasserdichte Konstruktion: Im Falle eines Brandes ist der größte Schaden häufig durch Löschwasser bedingt. Die wasserdichte Bauweise der Container schützt Ihre Unterlagen auch in solchen Notfällen.
4. Räumliche Trennung und Sicherheit: Jeder Container dient der absoluten, räumlichen Trennung von Dokumenten verschiedener Kunden. Dies gewährleistet eine klare Zuordnung und zusätzliche Sicherheit.
5. Sicherer Transport: Container dienen gleichzeitig als Transportmedium. Sie können verplombt und ungeöffnet direkt in die Lagerhallen transportiert werden, was den Sicherheitsstandard erhöht und den Handling-Prozess vereinfacht.
6. Erweiterte Sicherheitsmerkmale: Container können mit zusätzlichen Sicherheitstechnologien wie Kontaktschaltern, Bewegungsmeldern oder Klimasensoren ausgestattet werden. Diese können im Falle eines unerlaubten Zugriffs Alarme auslösen und automatisch Benachrichtigungen via Wachdienst, SMS oder E-Mail senden.
7. Flexibilität im Notfall: Im Notfall können die Container schnell mobilisiert und an einen anderen Ort transportiert werden. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion in Krisensituationen und schützt Ihre Akten vor weiteren Risiken.